DESCRIPCIÓN

El auge de Internet ha propiciado el nacimiento de las intranet (redes internas de comunicación dentro de las empresas) que son una réplica a escala empresarial de la World Wide Web, ya que están basadas en las mismas tecnologías y protocolos que han hecho posible el éxito de Internet: Navegador de Internet, capacidades multimedia para integrar textos, imágenes, video, hipertextos y la posibilidad de utilizar buscadores o directorios.

La Intranet pone en las manos del usuario la información que éste necesita para su trabajo, permitiéndole manejarla de una forma más rápida y sencilla. Esta socialización de los datos corporativos pretende que cada cual tenga la información que necesite en el momento oportuno sin que haya que recurrir a terceros para conseguirla.

Una intranet se destaca por su capacidad para transformar al usuario de una estación de trabajo en un miembro activo de una red cooperativa, dadas las oportunidades que ofrece la red respecto a la cooperación, distribución, acceso a la información, entre otros aspectos.

La intranet reduce drásticamente los costos y el tiempo de los procesos de generación, duplicación, distribución y uso de la información. El modelo tradicional para la publicación de nuevos contenidos está compuesto por varios pasos: creación o generación de los contenidos, elección y migración de la información a un medio apropiado para el usuario, borradores, revisiones, documento final, duplicación y distribución. Sin embargo, el modelo de una intranet es más sencillo: creación de la información y migración de ésta a la red interna. Como la información se almacena de forma centralizada, puede actualizarse rápida y fácilmente.

Las ventajas de una intranet pueden extenderse para lograr una mejor integración con nuestros clientes y proveedores a través de lo que se denomina una extranet, que puede ser concebida como una parte de una intranet que es accesible para otras empresas o como una herramienta que permite la colaboración entre empresas. Una red externa de éstas características tiene las siguientes aplicaciones:

• Grupos privados que cooperan con la empresa y que comparten la misma información e ideas.
• Entornos de colaboración donde algunas empresas colaboran en el desarrollo de una aplicación nueva que ellos pueden usar.
• Programas de formación u otros contenidos educativos que las empresas pueden desarrollar o compartir.
• Gestión de proyectos y control para empresas que forman parte de un mismo proyecto de trabajo.
• En definitiva, el uso y desarrollo de la Intranet es una práctica moderna y consolidada en las empresas exitosas (de categoría mundial) constituyéndose éste en un medio de comunicación de gran cubrimiento, de fácil acceso, atractivo y efectivo.

Podemos definir como características y bondades de la Intranet:

• La vista unificada y oficial de la información, evitando multiplicidad de versiones.
• La integración de múltiples componentes de información en un solo medio  (audio, video, datos, correo electrónico).
• La actualización masiva de información empresarial.
• El despliegue de información útil para la gestión.
• La disponibilidad de la información, con facilidades de búsqueda y acceso.
• La información diferenciada por grupos y niveles, según carácter y definición de acceso y seguridad de la información.
• Contribución a la efectividad del proceso de comunicación empresarial .